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Actualizado en Medellin 1 de febrero del 2021

Capítulo I.

Introducción

En la república de Colombia, la Constitución nacional consagra entre otros como derecho fundamental el que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que exista sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se Trata esta clase de información.

Asimismo, la Constitución Política de Colombia consagra el derecho de cualquier persona a la información, de manera tal que reciba información veraz e imparcial.

La sociedad CENTRO DE EXPERIENCIA MEDELLÍN S.A.S. (en adelante “La Empresa”) está comprometida con el cumplimiento de la regulación en materia de Protección de Datos Personales y con el respeto de los derechos de los Titulares de la información. Por esta razón, adopta la presente Política General de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “La Política”) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren Tratamiento de Datos Personales y de obligatorio cumplimiento por parte de La Empresa, sus Administradores, Empleados, Colaboradores y los terceros con quien ésta se relacione de manera contractual o comercial.

La Empresa, dentro del desarrollo de su objeto social, diariamente recibe, transmite y trata Datos Personales por lo que es indispensable contar con esta política y darle estricto cumplimiento.

Capítulo II.

Objetivo

El objetivo de la presente Política es, junto con las medidas técnicas, humanas y administrativas implementadas, garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales aplicable, así como la definición de los lineamientos para la atención de consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales sobre los que La Empresa realiza algún tipo de Tratamiento.

Capítulo III.

Alcance

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de La Empresa, sus directores, administradores, colaboradores y los demás terceros quienes la representan o actúan por ella, o con los que La Empresa tiene algún tipo de vínculo, sea legal, comercial o convencional.

Todos los Colaboradores de La Empresa, deben observar, respetar, cumplir y hacer cumplir esta Política en el desarrollo de sus funciones.

Capítulo IV.

Definiciones

Las palabras y términos que se definen seguidamente, cuando ellos se escriban con mayúscula inicial según se hace en sus respectivas definiciones que siguen más adelante, fuere o no necesario conforme a las reglas ortográficas del uso de las mayúsculas, e independientemente del lugar de la Política de Tratamiento de Datos Personales en que se utilicen, o si se emplean en una persona, número, modo, tiempo o variable gramatical, según sea necesario para el adecuado entendimiento de la misma, tendrán los significados que a cada una de dichas palabras o términos se les adscribe a continuación:

Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del Titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

El Tratamiento puede ser nacional (dentro de Colombia) o internacional (fuera de Colombia).

Capítulo V.

Principios para el Tratamiento de Datos Personales

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

5.1. Relacionados con la Recolección de Datos Personales.

a. Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

b. Principio de Limitación de la Recolección: Sólo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

5.2. Relacionados con el Uso de Datos Personales.

a. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de forma previa, clara y suficiente. No podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

b. Principio de Temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

5.3. Relacionados con la Calidad de la Información.

a. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando La Empresa lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos en caso de ser procedente.

5.4. Relacionados con la Protección, el Acceso y Circulación de Datos Personales.

a. Principio de Seguridad: Cada persona vinculada con La Empresa deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

b. Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

c. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Sólo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas:

I. Al Titular del dato.

II. A las personas autorizadas por el Titular del dato.

III. A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.

Los Datos Personales pueden ser Tratados por aquel personal de La Empresa que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. Además de los consultores, asesores, terceros encargados, aliados comerciales y/o Entidades Vinculadas a las que se les podrá transferir la información, las cuales podrán ser consultadas en la página web de La Empresa en la sección Política de Tratamiento de Datos Personales.

d. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

Capítulo VI.

Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y la finalidad del mismo

La Empresa realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular, la ley o las entidades públicas para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios que ésta o sus Entidades Vinculadas ofrecen.

El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información.

La Empresa también podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:

a. Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con La Empresa, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por ésta, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;

b. Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como análisis de consumo, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, programas de fidelización de clientes, investigación de mercado, generación de campañas y eventos de marcas propias, aliados comerciales o de Entidades Vinculadas a CENTRO DE EXPERIENCIA MEDELLÍN S.A.S plenamente identificadas en la sección Política de Tratamiento de datos Personales de la página web y/o en este documento.

c. Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales;

d. Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y productos ofrecidos por o adquiridos en La Empresa y/o sus Entidades Vinculadas.

e. Realizar Encuestas de satisfacción.

f. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de CENTRO DE EXPERIENCIA MEDELLÍN S.A.S o a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.

g. Notificar a el titular sobre pedidos, despachos o eventos conexos a la compra de mercadería o a la prestación de servicios.

h. Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo, cobranzas relacionadas con CENTRO DE EXPERIENCIA MEDELLÍN S.A.S o con Entidades Vinculadas.

i. Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

j. El ofrecimiento de medios de financiación de Entidades Vinculadas, el análisis de solicitudes de crédito y para esto ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares de datos. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como Titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

k. Gestionar el cumplimiento de las políticas internas de CENTRO DE EXPERIENCIA MEDELLÍN S.A.S, incluida la Política.

l. Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.

m. Para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de La Empresa, los Datos Personales podrán ser utilizados, entre otros, como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos (i)recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de La Empresa.

n. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.

o. Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.

p. Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de CENTRO DE EXPERIENCIA S.A.S., mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, La Empresa utilizará los Datos Personales para los siguientes fines: (1) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (2) Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (3) Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales.

Al aceptar el tratamiento de los datos personales a La Empresa, además, el titular autoriza al responsable a transferir los datos personales a las Entidades Vinculadas para que estas empresas puedan tratar los datos, en su beneficio, para las mismas finalidades indicadas.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

Capítulo VII.

Derechos de los Titulares de los datos

Los Titulares de los Datos personales, tienen derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.
  1. Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Empresa, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  1. Ser informado por La Empresa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

  1. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Capítulo VIII.

Deberes de La Empresa cuando obra como Responsable.

La Empresa está obligada a cumplir las obligaciones frente al tratamiento de datos impuestas por la ley colombiana. Por ende, debe obrar de tal forma que cumpla con los siguientes deberes:

  1. Respecto del Titular del dato.
  1. Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales.
  1. Respecto del Tratamiento a través de un Encargado.
  1. Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Capítulo IX.

Deberes de La Empresa cuando obra como Encargado.

En caso de Tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización que sea la responsable del Tratamiento, La Empresa deberá cumplir los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  1. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  1. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.
  1. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política.
  1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
  1. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Capítulo X.

De la autorización

  1. Autorización para el Tratamiento de Datos.

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública.

Para obtener la autorización, es necesario informarle al Titular de los Datos Personales de forma clara y expresa lo siguiente:

a. El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo;

b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

c. Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;

d. La identificación, dirección física o electrónica de La Empresa.

La Autorización del Titular debe obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, facturas o cupones seriados, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps.

En todos los casos, se debe dejar prueba del cumplimiento de los puntos anteriores.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.

  1. Autorización para Tratamiento de datos sensibles.

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

a. La autorización debe ser explícita;

b. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información;

c. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

Capítulo XI.

Transferencias nacionales o internacionales de Datos Personales

La Empresa podrá realizar transferencias de datos a otros Responsables del Tratamiento cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

Capítulo XII.

Transmisiones nacionales o internacionales de Datos Personales

La Empresa Podrá enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:

  1. Cuando cuente con autorización de Titular.
  1. Cuando sin contar con la autorización exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de transmisión de datos o el documento que haga sus veces.

Capítulo XIII.

Procedimiento para que los Titulares puedan ejercer sus derechos

Para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales, o a las personas legitimadas por ley para tal efecto, La Empresa dispone del correo electrónico [email protected] a través del cual podrán presentar todas las consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de Habeas Data.

Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposan en La Empresa se podrán realizar a través del mencionado correo electrónico en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante.

El reclamo debe dirigirse a CENTRO DE EXPERIENCIA MEDELLÍN S.A.S y contener como mínimo la siguiente información:

  1. Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada.
  1. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
  1. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
  1. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer

Una vez recibida la solicitud se procederá con la verificación de la identidad del peticionario o de la legitimación de éste para tal fin. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud o el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Capítulo XIV.

Persona o área responsable de la protección de los Datos Personales

El Oficial de Protección de Datos Personales es la persona encargada de la función de protección de datos, la cual se puede contactar a través del email [email protected]

Capítulo XV.

Video vigilancia

La Empresa utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. En razón a ello, informa al público en general sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.

La información recolectada a través de este mecanismo se utiliza para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de La Empresa, así mismo, como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad u organización.

La Empresa no hace entrega de videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie orden judicial o de autoridad competente o que la ley lo permita.

Capítulo XVI.

Datos del Responsable del Tratamiento

Razón social: CENTRO DE EXPERIENCIA MEDELLÍN S.A.S

NIT: 900.623.074-3

Dirección: Carrera 48 10 45 INT. 280. Medellín, Antioquia, Colombia

Correo Electrónico: [email protected]

Teléfono: 4037313

Página web: www.vivelaera.com

Capítulo XVII.

Políticas de seguridad de la información

La Empresa adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el Personal que tenga acceso a estos datos y/o a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el Programa Integral de Gestión de Datos Personales de La Empresa.

El Tratamiento de los Datos Personales será desde el inicio del Evento hasta el día en que CENTRO DE EXPERIENCIA MEDELLÍN S.A.S. se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.

Capítulo XVIII.

Ajustes a la política de Tratamiento de Datos Personales

Con miras a mantener la vigencia de la política, La Empresa puede ajustarla y modificarla, indicando la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos, materiales físicos en los puntos de venta, etc.

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